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不動産業の古い体質・・・ 気になるところ書いちゃいます

不動産業の古い体質・・・

たくさんあります、そういうところ・・・

ここに書き出せばキリがありません。 もちろん、古い体質の中にも、良いところも悪いところもあります。

一番気になるのが、IT化が遅れているところ。

今でこそ、ホームページ等は当たり前の戦略ツールになってきた感はありますが・・・

弊社での取り組みは・・・

  • 契約処理から管理業務、クレーム対応、リフォーム管理に関しては、8年ほど前より専用ソフトを拡充。
  • 会計処理に関しては、専用システムを導入した上で、税理士事務所とネット上でVPN接続され、リアルタイムに会計データの送受信及び同期処理。今期より月次決算に移行。
  • 税務申告は、税理士事務所を介し、電子申告・電子納税を実現。
  • 文書系データは、ストレージシステムで、ネットサーバーへバックアップ。
  • お客様への資料提供は、極力、メールを利用しPDFファイルで送信。同業者への情報提供も、この方法に移行中。
  • WEB2.0という概念の下で、今後はホームページやブログを改善していく。

スタッフも限られる小さい会社ゆえに、IT化を進めて、時間とコストを合理的且つ有効活用しなければと・・・ そこから生み出される時間を、暖かいサービスの拡充に繋げていければと思っています。

IT化を進めていく中で特に気になるのが・・・ やたらと紙(書類関係等)を使う業種だと・・・

紙を使う業種といえば、税理士事務所も同様ですが、今では、電子帳簿保存法の法整備によって、帳簿類は一定の要件を満たせば、電子データによる保存が認められています。また、会計事務所向けシステムを提供するメーカー(例えばJDL http://www.jdl.co.jp/)も、ペーパレスを強く推進しており、そのせいか、最近の税理士事務所は、事務所内も整然としているところが増えています。

しかし・・・ 不動産業ときたら・・・ 契約書のコピー、不動産取引台帳、不動産物件の調査資料、自社作成広告類、マイソク(業者間広告)、FAXで送られてくる他社物件情報、一般の方のメールボックスに投函する投げ込み散らし(僕は専ら投げ込まれる方ですが・・・)、捨て看板(地元業者がしていないだけに、都内業者の違法な捨て看板は目立ちます)・・・

社内はもとより、一般の方のメールボックス、街の電柱等・・・

不動産業から発生する紙の量といったら異常な感があります・・・

不動産業である僕が見ても、それはそれは大量の紙が浪費されています。

皆さんのメールポストに投げ込まれる不動産関係のチラシ・・・

確かに、必要な方には有益な情報ですが、おそらく大半の方にとっては、非常に迷惑だと思ってらっしゃるのではないでしょうか・・・。 不要な情報はただのゴミでしかないですから・・・

また、社内においても、今まで取引もない、名前も聞いたことない業者から、地元物件ならまだしも、ひどいときには、営業エリアにほど遠い物件情報が何枚も送られてくることがあります。確かに、FAX送信料は送信者負担だとしても、受信する側は、不要な情報に対して用紙代を浪費するわけですから、これではたまりません

この種の情報は、個人情報がからみませんので、丸めてゴミ箱に捨てるか、ハサミで切ってメモ用紙にしてしまうのですが・・・ そんなメモ用紙ばかりが山のように・・・

特に、新入社員が入社する4月から5月は、新人研修のつもりなのか、即戦力じゃない新入社員を持て余し、先輩面して、物件情報をFAXしまくれと命令しているのかわかりませんが、異常な量のFAXを受信することになります。 もし、このような先輩・上司がいるのなら教育になっていませんね。 ただ情報を垂れ流すのではなく、どうやったら情報が活きるのか、受信する側にいやな思いをさせないためにどうすべきなのか? それを新人教育において教え込むのが、先輩・上司の役割では・・・。 そういう意味でも、この業界は一部大手企業を含め、全体的に古い体質だと思います。

上記をふまえ、今まで我慢してきましたが、弊社でもやっと約2ヶ月前より、FAX受信は、PCデータとしてモニターでチェックし、必要な書類だけ印刷し、大量に送りつけられてくる不要な物件広告、営業的なFAXは、全てデータ上で削除して、経費節減(用紙代の節約)及び少しでもペーパレスを実現していくための1歩を踏み出したところです。 また文書関係や書類の一部は、さらにファイリングシステムの活用をすすめ、工夫していかねばと思っています。

それと所属する協会の定期刊行物やお知らせも、メールにて配信をすれば、即時性も経費節減も達成できると思うんですけど・・・ カラー印刷で紙質も上級紙を使用しているのを見ると・・・ もったいないなと。 梱包したり発送する手間も大幅に削減できると思いますよね。 メーリングリストに登録さえしてあれば、一斉送信するだけですから。  

不動産業者に義務づけられている《不動産取引台帳》に関しては、法改正によって、一定の要件を満たせば電子データ保存も可能という方向になって欲しいもんです。

そうすれば、所内での事務処理も減るし、保管スペースも必要なくなりますからね。

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コメント

世の中無駄な書類がありすぎます
また、メール社会になってから
CC、BCCメールが多すぎます
とりあえずあいつにも送っとけ感でおくるみたいですが、受けた側は見ないといけないし…
頑張りましょう

 IT化され 一時は紙の消費が増えた統計が有りました。 我が社も 会計機は 会計事務所と結んでいます。 ファックスは 垂れ流しです。電子申告は ぎりぎりまで やる予定は無いです 理由 面倒だから・・・ それだけです

実は僕の業界も異様に紙を使い業界です。
分厚い契約書や送られてくるレポート…。
ペーパーレスと言っている割には一向に減りません。
お陰でいつも机の上は紙の山です。

うちもひどいです・・
びっくりするぐらい時代遅れで、紙の量に愕然としました。
パソコンで管理・・という発想もスキルもないようで、
意味不明にコピーを取らされます。
新人みんなで、きっと本社は図書館のようになっているはず・・と呆れています
FAXもアホみたいに多く、裏紙利用のメモ用紙が売るほど出来上がります

あたしの好きな言葉に、
‘完璧であるためには常に変化しなくてはならない’ってのがあるのですが、
昔からあるよいものにしても、時代や環境に合った手を加えずにそのままにしていては、いずれは朽ち果てて、すべて灰になってしまいます。
手を加え過ぎて核が失われていくこともあるのでしょうが、
何も変えないというのは、時代と環境によって何もかも変わってしまうのと同じことになってしまうんじゃないかな・・なんて思います

せいちゃんずさん、そうですよね。
便利すぎると、かえって、無駄に使ってしまうこと多いですよね。
メールだと、まとめて、1回のメールにすれば良いのに、思いつくままに、メール送信したり・・・
とりあえず、あの上司にもカーボンコピーしちゃおうとか(笑)

たびすきさん、IT化とペーパレースは別物と言うことですよね。
IT化すれば紙が減るのではなく、IT技術を利用して、いかにペーパーレス化するか。
ペーパレス化は、課題として掲げないと進みません・・・

nobuakiさん、そうそう(笑)
机上を整理しても、すぐに書類の山・・・
根本的に事務系のシステムを見直さないと
ペーパレスの実現は不可能ですよね。

kanonさん、熱いコメントありがとうございます。
常に改善する努力大切ですよね。
仕事の中でその努力が功を奏した時、私たちは、喜びを感じ、さらなる改善への取り組みが進むんです。
常に進化と進歩。
昨日より今日、今日より明日・・・
わずかであっても、過去とは違う今を歩みたいものです。

うち(賃貸住宅)のポストにも、不動産チラシと、不動産チラシをポスティングする人募集のチラシが。。(>_<)

一方、システム買い替えたばかりの勤務先では、所長が「うちはサイバー会計でペーパーレス化♪」と、イマイチわかってるか怪しい状況(-.-)

この場を借りて、お世話になりっぱなしのJ社の方々にお礼申し上げますm(__)m

内容は違うものの、他の皆さんも同じような会社体制なんですね。ウチの会社も考えが古いし無駄ばかりと思います。。
そうそう、やたらメモ用紙ばかり増えてる(笑)
同じような文章や提出物もあり、また今月も同じような書類を作らされます(;;)
形ばかりで意味ないのものなら無駄です。
本当、無駄多すぎますよね~。・。・

まおさん、不動産関係の投げ込みチラシ多いですよね。新聞折り込み広告だけで充分とも思うのですが・・・
分譲マンションのメールボックスに、このマンションを希望されているお客様がいますみたいなこと書いてありますよね・・・
大半が嘘です。具体的マンション名をあげる購入希望者なんて・・・そう簡単にいるわけありません。
ある意味、誇大広告なんですよね。
ペーパーレスは対応するシステムを購入するだけじゃ実現しませんよね。
具体的な移行スケジュールを決めないとですね。

ミミコさん、実は、僕もこの記事に対してこんなにコメントが入るとは思いませんでした
しかも様々な業種から(笑)
日本の会社は管理資料多すぎですよね。
それらの資料を管理するのが煩雑になり
結果、事務処理に時間をとられ
管理資料を管理しきれなくなり形式主義に
陥ります・・・

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